Die Vermittlung von Betreuungskräften ist oft komplex und für alle Beteiligten herausfordernd. Der DiCV Paderborn will daher sein bewährtes CariFair-Betreuungsmodell digitalisieren: Seit mehreren Monaten entsteht eine digitale Plattform, die die faire Vermittlung von Betreuungskräften durch transparente Prozesse und echte Verständigung zwischen Familien und Betreuungskräften unterstützen soll. Wo steht das Projekt aktuell – und welche Weichen müssen noch gestellt werden?

Wenn Familien Unterstützung bei der Betreuung pflegebedürftiger Angehöriger suchen, beginnt oft eine mühsame Suche. Gleichzeitig stehen Betreuungskräfte vor Unsicherheiten: Welche Rahmenbedingungen erwarten sie? Wie läuft die Vertragsgestaltung? Und was passiert, wenn sprachliche Barrieren die Verständigung erschweren?

Die klassischen Vermittlungswege sind diesem Anspruch kaum gewachsen – vor allem, wenn Betreuung über große Distanzen organisiert werden muss. CariFair selbst ist keine neue Idee: Der DiCV Paderborn vermittelt bereits seit Jahren Betreuungskräfte aus dem EU-Ausland an Familien. Doch die analogen Prozesse stoßen an Grenzen – genau hier setzt die digitale Weiterentwicklung an.

Das Problem: Wenn Betreuung über Distanzen läuft – und Papier nicht mehr reicht

CariFair begleitet nicht nur Familien vor Ort. Seit drei Jahren unterstützen die Koordinatorinnen auch Pflegebedürftige in Regionen, in denen CariFair nicht durch den lokalen Verband angeboten wird. Die Kolleginnen aus Büren beraten zum Beispiel Familien in Hessen, die aus Olpe begleiten Familien in Baden-Württemberg. Sie sitzen also nicht „im Wohnzimmer” der Angehörigen, wie es bei ambulanter Pflege üblich ist – die Betreuung läuft auf Distanz. Intern wird das bereits „CariFair digital” genannt. Allerdings: Digital ist es bisher nicht.

Die Realität sieht so aus: Kommunikation läuft über Telefon, Arbeitsverträge und Vereinbarungen werden per Post verschickt. Das dauert. Und nicht selten kommen Dokumente nicht vollständig zurück oder müssen nachgefordert werden. Ein mühsames, fehleranfälliges Handling, das alle Beteiligten belastet. Auch wenn die zu betreuende Person vor Ort versorgt werden soll, aber Angehörige weit entfernt leben, zeigt sich das gleiche Problem.

Und auch die Betreuungskräfte selbst – wenn sie nicht gerade im Einsatz sind – stehen nur fernmündlich mit den Koordinatorinnen in Kontakt. Das funktioniert, könnte aber deutlich einfacher laufen. Gerade die Kommunikation über Distanzen hinweg und in verschiedenen Sprachen ist wie geschaffen für eine digitale Lösung.

„Der Vermittlungsprozess ist komplex und erfordert zahlreiche Informationen, Verträge und Absprachen. Für Familien wie auch für Betreuungskräfte ist das oft schwer nachzuvollziehen. Mit CariFair möchten wir ein vollständig digitales System schaffen, das allen Beteiligten Orientierung und Sicherheit bietet, Kosten reduziert und faire Rahmenbedingungen stärkt.“

Claudia Menebröcker, Projektverantwortliche CariFair des DICV Paderborn

Vom Problem zur Innovation: Wie CariFair digitalisiert werden kann

Diese Herausforderung hat der Caritasverband für das Erzbistum Paderborn als konkrete Challenge #DigitalCare formuliert: Wie kann eine digitale Lösung gestaltet sein, die ausländische Betreuungskräfte, Familien und Organisationen wie die Caritas so miteinander verbindet, dass der gesamte Prozess vollständig digital, papierlos, rechtssicher und sprachübergreifend abläuft?

Venture Clienting: Innovation durch Partnerschaft

Statt die Lösung intern zu entwickeln, ging der DiCV Paderborn einen anderen Weg: Als Partner im Venture Client Inkubator von ekipa nutzt er systematisch das Startup-Ökosystem als externe Forschungs- und Entwicklungseinheit. In einem strukturierten Auswahlprozess werden verschiedene technische Lösungsansätze geprüft und getestet, um eine Plattform zu entwickeln, die praxisnah, multiplizierbar und technologisch ausgereift ist.

Zwischen Wohlfahrt und Startup: Die Rolle von caritas.next

Die Brücke zwischen Sozialarbeit und Startup-Welt baut hierbei das Team von caritas.next: Die digitale Innovationseinheit des Deutschen Caritasverbandes hat die Partnerschaft initiiert, bei der Formulierung der Challenge unterstützt und begleitet den Prozess als Übersetzer zwischen Wohlfahrts- und Startup-Kultur.

CariFair: Eine digitale Plattform, drei zentrale Funktionen:

• Betreuungsanfragen digital erfassen: Familien geben ihren konkreten Bedarf über die Plattform ein und werden durch den gesamten Prozess begleitet. Die Anfrage wird strukturiert erfasst – Grundlage für eine passende Vermittlung.
• Interessensbekundungen von Betreuungskräften: Betreuungskräfte können sich gezielt bewerben, ihre Qualifikationen transparent darstellen und erhalten einen klaren Überblick über die Rahmenbedingungen.
• Vollständig digitaler Ablauf – von der Anfrage bis zum Vertrag: Die Plattform soll den gesamten Prozess abbilden, von der ersten Kontaktaufnahme über die Vertragsgestaltung bis zur laufenden Kommunikation. Besonders vielversprechend: Eine integrierte Chatfunktion mit automatischer Übersetzung, die es Familien und Betreuungskräften ermöglichen würde, jeweils in ihrer eigenen Sprache zu kommunizieren. Verständigung würde so von einer Hürde zu einer Selbstverständlichkeit, wobei sämtliche Dokumente gut nachvollziehbar hinterlegt sind.

„Neben der polnischsprachigen Koordinatorin der Caritas, die Familien, Angehörige und Betreuungskräfte während der gesamten Betreuung begleitet, ermöglicht die Plattform gerade in der sensiblen Phase der Vertragsanbahnung eine direkte digitale Kommunikation zwischen allen Beteiligten. So entsteht Vertrauen – von Anfang an.“

Koordinatorin Cornelia Hoffmann, Verantwortliche CariFair des Caritasverband Büren

Zwischen Proof of Concept und MVP: Der Weg zur Marktreife und was noch zu tun ist

Das Projekt steht an einem entscheidenden Punkt. Erste Konzepte sind erprobt, grundlegende Funktionen getestet – nun geht es darum, ein marktreifes Minimum Viable Product (MVP) zu entwickeln. Dieser Schritt erfordert noch einmal einen erheblichen Aufwand.

Dokumentenflüsse vervollständigen

Aktuell müssten noch zentrale Prozesse integriert und getestet werden: digitale Signaturen, Datenablagen, Vollmachten, Formulare und Abrechnungsverträge. Diese Dokumentenprozesse sind das Rückgrat eines verlässlichen Systems – sie müssen rechtssicher, nutzerfreundlich und vollständig automatisiert ablaufen.

Technische Absicherung und Betriebslogik

Parallel dazu läuft die intensive Prüfung der technischen Infrastruktur: Wie robust ist die Betriebslogik? Wie wird das System überwacht? Welche Drittanbieter könnten für Videochats eingebunden werden – und wie wird die Sicherheit durch Zwei-Faktor-Authentifizierung gewährleistet? Fragen, die für den produktiven Einsatz in sensiblen Betreuungskontexten nicht verhandelbar sind.

„Digitale Lösungen im sozialen Bereich betreffen regelmäßig hochsensible Daten und rechtlich geschützte Vertrauensverhältnisse. Rechtssicherheit und Datenschutz sind daher keine optionalen Aspekte, sondern Voraussetzung für jede digitale Lösung. Entsprechend nehmen wir uns die Zeit für eine gründliche Prüfung.”

Anja Thorwesten, Datenschutzbeauftragte, DiCV Paderborn

Die strategische Frage: Wie geht die digitale CariFair in den Markt?

Mit der technischen Weiterentwicklung stellt sich zugleich die strategische Frage: Wer betreibt die Plattform, wer übernimmt den Vertrieb, wer trägt den laufenden Geschäftsbetrieb?

Ein mögliches Modell: DICV Paderborn als zentrale Agentur für alle sieben CariFair-Anbieter

Eine der diskutierten Optionen sieht vor, dass der Diözesancaritasverband Paderborn die Rolle der entwickelnden Agentur übernehmen könnte und aktiv neue Kund:innen aus dem CariFair-Kontext erschließt. Die Plattform würde gezielt vermarktet, der Vertrieb läge in einer Hand. Aber was würde das konkret bedeuten? Der DiCV Paderborn könnte ein Komplettpaket für potenzielle CariFair-Anbieter entwickeln – mit vollständiger Finanzierung und Umsetzung. Ein wichtiger Schritt wäre dann, die sieben weiteren Verbände deutschlandweit für die Nutzung der Plattform zu gewinnen. Dafür wird intern eine intensive Abstimmungsrunde vorbereitet: Fachbereichsleitungen und Koordinator:innen könnten die Plattform live erleben und die möglichen Kostenersparnisse durch digitale Prozesse sowie Zeitgewinne konkret nachvollziehen.

Die Vision dahinter: Ein klares Betreibermodell könnte Verlässlichkeit schaffen und schnelle Entscheidungswege ermöglichen. Die Herausforderung liegt darin, weitere Verbände von der Lösung zu überzeugen und so bundesweite Skalierung zu ermöglichen. Ob und wie dieses Modell umgesetzt wird, ist derzeit noch offen und wird in den kommenden Monaten entschieden.

Erweiterungspotenzial: Von der Betreuung zu weiteren Diensten

Die Plattformlogik von CariFair ist ausbaufähig. In einem nächsten Schritt könnte die digitale Lösung beispielsweise auf Hausnotrufdienste und ambulante Pflegedienste erweitert werden. Die digitale Infrastruktur – von der Anfrage über die Vermittlung bis zur Vertragsgestaltung – ließe sich auf weitere Versorgungsbereiche übertragen.

Warum Venture Clienting für die Caritas funktioniert

CariFair zeigt exemplarisch, warum der Venture-Clienting-Ansatz für soziale Organisationen zukunftsweisend ist: Die Caritas profitiert durch Zugang zu innovativen, marktreifen Lösungen für konkrete Probleme, schont Ressourcen durch externe Entwicklungsexpertise, minimiert Risiken durch erprobte Technologien und erhält neue Impulse durch Vernetzung mit Startup-Ökosystemen. Startups wiederum gewinnen direkten Zugang zu echten Pilotkunden in der Sozialwirtschaft, erhalten wertvolles Feedback aus der Praxis, werden beim Markteintritt in einen wachsenden Sektor unterstützt und können ihre Lösungen skalieren.

Digitalisierung mit sozialem Kompass: Warum CariFair mehr als eine Plattform sein könnte

CariFair steht exemplarisch für eine Frage, die weit über das konkrete Projekt hinausweist: Wie gestalten wir Digitalisierung in der Sozialwirtschaft – so, dass sie Menschen stärkt, statt ausschließt? Dieses Beispiel zeigt, dass digitale Lösungen nicht nur Effizienz schaffen, sondern auch Fairness, Transparenz und Teilhabe ermöglichen können. Die geplante Übersetzungsfunktion im Chat ist dafür ein weitreichendes Symbol: Technologie wird zum Brückenbauer zwischen Menschen unterschiedlicher Herkunft.

„CariFair ist für mich ein Beispiel dafür, wie digitale Prozesse unsere Angebote verbessern und zeitgemäß ausbauen können – und dass wir dafür aber auch neue Kompetenzen und Partnerschaften brauchen. Digital bleibt die Caritas nah an den Menschen, gerade wenn es wie hier um Kontakte zwischen Menschen aus verschiedenen Ländern und bundesweite Kooperationen geht!”

Johannes Landstorfer, Leitung Stabsstelle Digitale Transformation

Gleichzeitig macht das Projekt deutlich, dass gute Ideen allein nicht reichen. Es braucht langfristiges Engagement, strategische Weichenstellungen und die Bereitschaft, in Infrastruktur zu investieren. Zwischen Prototyp und Produktreife liegt nicht nur technische Arbeit – sondern auch die Klärung organisatorischer, rechtlicher und geschäftlicher Governance-Fragen.

Ausblick: Die nächsten Schritte

In den kommenden Monaten wird sich entscheiden, wie die Digitalisierung von CariFair weitergeht. Die technische Entwicklung läuft, der DiCV Paderborn prüft aktuell im Verfahren verschiedene Lösungsansätze und arbeitet am MVP – parallel dazu werden strategische Entscheidungen zum Betreibermodell getroffen. Die entscheidende Phase steht bevor: Wie kann eine Lösung gestaltet werden, die weitere Verbände überzeugt und bundesweit skalierbar ist?

Klar ist: Das Potenzial ist da. Eine Plattform, die Abläufe vereinfacht, faire Vermittlung ermöglicht, Transparenz schafft und Sprachbarrieren überwindet, wird gebraucht. Die Frage ist nicht, ob CariFair gelingt – sondern wie die Caritas diesen Weg gemeinsam gestaltet.

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