Die deutsche Sozialwirtschaft steht vor einer immensen Herausforderung: Während die Digitalisierung in anderen Branchen zum Teil deutlich fortgeschritten ist, ringen soziale Einrichtungen noch immer mit finanziellen, personellen und organisatorischen Grundlagen. Der Grund dafür liegt nicht in mangelndem Willen oder fehlendem Bewusstsein für die Notwendigkeit des digitalen Wandels – sondern in einem strukturellen Problem, das in der Finanzierungslogik des Sozialwesens verwurzelt ist.

Die Kostenschere klafft immer weiter auf

Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache: Die Schere zwischen den tatsächlichen Kosten der Verwaltung und den Refinanzierungsmöglichkeiten über verhandelte Entgeltsätze wird immer größer. „Die Rückmeldungen der Entgeltverhandler*innen ziehen sich wie ein roter Faden über alle Fachbereiche hinweg, es braucht mehr Ressourcen und Freiräume, um die Digitalisierung auf ein höheres Level zu heben“, erklärt Claudia Neuz, Referentin für unternehmerische Belange, beim Deutschen Caritasverband. Diese beunruhigende Entwicklung war ein zentrales Thema der diesjährigen Konferenz des Bundesarbeitskreises für Pflegesatz- und Entgeltfragen der Diözesancaritasverbände, die im Mai 2025 in Essen stattfand.

Was zunächst wie ein rein buchhalterisches Problem erscheinen mag, erschließt sich bei genauerer Betrachtung als einer der Hauptbremser für die dringend benötigte Digitalisierung im Sozialbereich.

Bürokratie, Cybersicherheit und Software: Die Kostentreiber der modernen Verwaltung

Die Gründe für die steigenden Verwaltungskosten sind vielfältig und spiegeln die Herausforderungen unserer Zeit wider:

• Zunehmende Bürokratie und Regelungsdichte belasten die Verwaltungen mit immer komplexeren Dokumentations- und Berichtspflichten.
• Cybersicherheit ist längst existenzielle Notwendigkeit, gerade auch wenn es um digitale Prozesse mit personenbezogenen Daten geht. Auch steigenden Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit erfordern nicht nur technische Investitionen, sondern auch entsprechend qualifiziertes Personal.
• Softwaresysteme verbrauchen erhebliche (Kosten-)Ressourcen – nicht nur in der Anschaffung, sondern vor allem in der laufenden Wartung und Pflege. Hinzu kommen regelmäßige Updates, Schulungen und Qualifizierungen für die Mitarbeitenden und die Integration verschiedener Systeme.
• Nicht zu vergessen: Soziale Einrichtungen müssen heute professionelle Recruiting-Strategien entwickeln, ihre Arbeitgebermarke aktiv kommunizieren und ihre Öffentlichkeitsarbeit gut aufstellen – Aufgaben, die zusätzliche Verwaltungskapazitäten binden.

Das Dilemma der zentralen Kostenverteilung und starren Richtwerten

Ein besonders kritischer Punkt liegt in der Struktur der Kostenverteilung: Ein Großteil der o.a. genannten Verwaltungskosten fällt zentral auf Trägerebene an, muss aber über die Entgelte der einzelnen Standorte erwirtschaftet werden. Dies führt zu einem zähen Ringen mit den Kostenträgern, das oft in langwierigen Verfahren mündet. Viele Bundesländer haben daher Richtwerte für Bereiche wie Verwaltung, Leitung und IT etabliert. Doch diese Lösung birgt eigenen Risiken, denn niedrige Auslastungsquoten und kurze Verweildauern können zu einer Unterfinanzierung führen, die den konstanten Fixkosten in der Verwaltung gegenüberstehen.

Drittmittel für Digitalisierungsprojekte und einmalige IT-Pauschalen können hier durchaus als kurz- und mittelfristige Anschubfinanzierung dienen. Doch die Konferenzteilnehmenden sind sich einig: Auch für diese Instrumente braucht es zusätzliche eigene finanzielle Mittel und qualifiziertes Personal, sie decken daher bei weitem nicht die klassischen Regelaufgaben und notwendigen Investitionen ab, die in den kommenden Jahren im Zuge der digitalen Transformation auf die sozialen Organisationen zukommen werden.

Was könnten Lösungsansätze sein?

1. Schaffung angemessener Rahmenbedingungen von der Politik: Der erste und wichtigste Appell richtet sich an die Politik: Die Aufgaben der Verwaltung und die damit verbundenen Kosten werden systematisch unterschätzt und finden in der politischen Arbeit nicht genügend Gehör. Dabei bilden sie die unverzichtbare Basis für eine funktionierende fachliche Arbeit. Mehr noch: Eine gut ausgestattete Verwaltung fungiert als Motor der Organisation für Prozessoptimierungen, die Einführung neuer Angebote und digitaler Anwendungen.
2. Verbandliches Potenzial nutzen: Ein vielversprechender Ansatz liegt in der intensiveren Nutzung des verbandlichen Potenzials. Konkret bedeutet das:Ausbau von Einkaufsgemeinschaften für Softwaresysteme, um Kosten zu reduzieren und Verhandlungsmacht zu bündeln
3. Trägerübergreifende Zusammenarbeit im Verwaltungsbereich, um Synergien zu schaffen und Doppelstrukturen zu vermeiden helfen gemeinsame Standards und Schnittstellen, um die Interoperabilität verschiedener Systeme zu verbessern
4. Eigene Effizienz aufseiten der einzelnen Träger optimieren: Auch die Träger selbst sind gefordert, aktiv zu werden und die Effizienz ihrer Verwaltungsstrukturen zu optimieren. Das Projekt “Verwaltungsbenchmarking für katholische Träger” unter der Leitung von Arnd Schäfer bot hierfür auf der Konferenz konkrete Ansätze.

Angesichts der nach wie vor wirtschaftlich instabilen Lage in der Sozialwirtschaft ist es dingend notwendig, sich umfassend mit den Verwaltungsausgaben zu beschäftigen – sowohl um die Zahlengrundlage für eine ausreichende Refinanzierung zu schaffen als auch um Stellschrauben für Effizienzsteigerungen zu identifizieren.

Fazit: Die Verwaltung als Schlüssel zur Digitalisierung

Die Digitalisierung in sozialen Einrichtungen wird häufig durch strukturelle Finanzierungsprobleme in der Verwaltung gebremst. Wer allerdings die Sozialwirtschaft fit für die Zukunft machen will, muss hier ansetzen. Es braucht einen Dreiklang aus politischen Rahmenbedingungen, die die realen Verwaltungskosten anerkennen, kooperativen Lösungen, die das verbandliche Potenzial nutzen, und einer internen Optimierung, die Effizienzreserven hebt. Nur so kann die Verwaltung in der Sozialwirtschaft Motor der digitalen Transformation werden.

Autorin: Claudia Neuz, DCV (Kontakt: claudia.neuz@caritas.de)

Kontakt für Verwaltungsbenchmarking: Arnd Schäfer, arnd.schaefer@beratung-schaefer.de. Basierend auf den Erkenntnissen der Konferenz des Bundesarbeitskreises für Pflegesatz- und Entgeltfragen der Diözesancaritasverbände, 15.-16. Mai 2025, Essen