Projekte und Themen von Tandem 4.0

Im ersten Artikel unserer Tandem 4.0 Reihe ging es um die Struktur und Ziele des Projektes.

Im Folgenden dreht sich alles um die Themen und die im Rahmen von Tandem 4.0 entwickelten und bearbeiteten Projekte der beteiligten Diözesancaritasverbände.  Die konkreten Lernerfahrungen werden angerissen, jedoch erst im dritten Teil dieser Reihe umfassend beschrieben.

Themen und Projekte im Projekt Tandem 4.0

Ein Netzwerk von Menschen und Geräten

Es mag seltsam klingen, dass es Projekte innerhalb eines Projektes gab. Daher eine kurze Erinnerung an die Struktur von Tandem 4.0:

Die sechs beteiligten Diözesancaritasverbände erarbeiteten zusammen mit Coaches des Deutschen Caritasverbandes die Chancen und Potenziale der Digitalisierung für ihre Arbeit. Das Gesamtprojekt Tandem 4.0 schuf den Rahmen, der die mitwirkenden Verbände und ihre Mitarbeitenden zu der Bedarfsermittlung und der Bearbeitung der konkreten Fragen und Probleme befähigte.

Jede*r Tandem 4.0 Coach war dabei zwei Verbänden zugeordnet. Unter dem Dach von Tandem 4.0 entwickelten sich daher zahlreichen Projekte, die direkt bei den Verbänden und vor Ort in deren Einrichtungen entstanden und umgesetzt wurden.

Die thematische Bandbreite war dabei enorm. Sie reichte von der digitalisierten Personalakte über Recruiting Strategien bis hin zur Online-Beratung.

Trotz der Vielzahl an Themen kristallisierten sich in der Arbeit der Coaches mit den Mitarbeitenden der Diözesanverbände sechs übergeordnete Kategorien heraus, denen die Projekte zugeordnet werden können:

  • Nutzerzentrierte Softwareprojekte, beispielsweise die Einführung einer digitalen Akte für über 3.000 Mitarbeitende und Klient*innen
  • Personal Recruiting und Entwicklung, unter anderem mit Fokus auf Generation Y, Z und Alpha verstehen
  • Social Media und Kommunikationsstrategie, sowohl im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit als auch gekoppelt an das Personal Recruiting
  • Begleitung in der Team- und Organisationsentwicklung, ein Fokus lag auf den Themen Führung 4.0, Leitungsmediation, und Digitalisierung als Organisationswandel
  • Klientenorientierte Kommunikation, vor allem in Sachen Messenger und Online-Beratung
  • Prozessoptimierung, unter anderem Datenreporting, digitale Organisation einer Liegenschaftenverwaltung und Zuwendungsprozesse

Die Digitalisierungsgrade der Diözesancaritasverbände waren dabei sehr unterschiedlich, was auch die Bandbreite der Themen und Projekte erklärt. Den Tandem 4.0 Coaches und den Mitarbeitenden der Verbände gelang es – vor allem durch den Aufbau eines verbandsübergreifenden Kompetenznetzwerks – Erfahrungs- und Wissenstransfer anzustoßen.

Nach und nach wurde so kollegiale Unterstützung über Verbandsgrenzen hinweg möglich. So konnten alle beteiligten Verbände von den gemeinsamen Erfahrungen und den unterschiedlichen Digitalisierungsgraden profitieren. Das galt sowohl für Verbände, die bereits vor Tandem 4.0 digitale Entwicklungen angestoßen hatten als auch für jene, die mit Tandem 4.0 in die digitalen Möglichkeiten eintauchten.

Die Vielfalt von Tandem 4.0 wurde zur Stärke.

Tandem 4.0 konkret: Entwicklungsschub für die Projekte

Wie bereits im ersten Artikel dieser Reihe erwähnt, wurde die Corona-Pandemie- und die mit ihr verbundenen Kontaktbeschränkungen – zu einem Entwicklungsimpuls für Tandem 4.0.

Die vor der Pandemie aufgebauten Beziehungen und Netzwerke wurden durch den plötzlich gestiegenen Bedarf an digitalen Lösungen gestärkt und das Zusammenwachsen aller Projektbeteiligten beschleunigt.

In der Praxis fand viel Arbeit der Tandem 4.0 Coaches und der Mitarbeitenden der Verbände vor Ort statt. Methodisch standen Team-Workshops, Reflexionsgespräche und konkrete Analysen, gemeinsame Recherchen, die Entwicklung von Pflichtenheften, Schulungen und vieles mehr auf dem Programm.

Die Corona Pandemie ordnete einigen Themen jedoch eine besondere Bedeutung zu, beispielsweise

  • der Einrichtung und Durchführung von Videokonferenzen.
  • der Moderation und Planung von Online-Veranstaltungen.
  • der Übertragung von Präsenzfortbildungen in Online- oder eLearning-Formate.
  • der Ausbildung von 450 Online-Beraterinnen und Beratern.
  • Online-Fortbildungen mit mehr als 2.000 Teilnehmenden.

Zwar muss betont werden, dass ein Krisenmodus niemals eine wirklich gute Digitalisierungsstrategie ist, doch für Tandem 4.0 ergab sich hier eine unglaubliche Multiplikationswirkung. Die digitale Basis war bereits, in Form von Online-Angeboten und die Unterstützung der Mitarbeitenden vor Ort, gelegt. Durch die Pandemie wurde die Bedeutung dieser Arbeit deutlich erhöht. So konnten bereits in Tandem 4.0 aufgebaute Kontakte ausgebaut und Projekte stärker unterstützt werden.

Erfolge und Stärken von Tandem 4.0

Sketchnote zum Vortrag "Die digitale vernetzte Caritas", die wichtigsten Punkte werden grafisch dargestellt.

Die größten Stärken von Tandem 4.0 waren die kooperative Projektstruktur und die Arbeit der Coaches vor Ort in den beteiligten Verbänden.

Durch die auf Partizipation ausgerichtete Arbeitsweise waren die Mitarbeitenden der Ostdiözesanverbände aktiv an Entwicklung und Umsetzung der Projekte in den Verbänden beteiligt. So konnten sie ihre Praxiserfahrung, ihre Kenntnisse der Einrichtungen, Regionen und Besonderheiten des jeweiligen Verbandes optimal einbringen.

Durch klare Zielsetzung und Erwartungen, die mit einigen der beteiligten Verbände entwickelt werden konnten, wurden die Projekte dort auch zielgerichtet umgesetzt. In Verbindung mit dem Praxisbezug und Nutzen der Projekte – und der teilweise schnell sichtbaren positiven Auswirkung auf die tägliche Arbeit – wuchs die Motivation der beteiligten Mitarbeitenden.

Zugleich lag eine besondere Stärke in der Flexibilität der Struktur. Zwar gab es auch im Projekt eigene (Finanzierungs-)logiken. Dennoch konnten die neu eingestellten Coaches recht flexibel auf Bedarfe reagieren. Überfällige Entwicklungen, die sonst bei Sozialarbeitenden, Verwaltungskräften und Führungskräften dem Alltag zum Opfer fallen, konnten durch die neuen Ressourcen angestoßen werden. Dabei halfen die Mottos: „Ja, das machen wir einfach mal!“ und „Alle sagten: Das geht nicht. Dann kam einer, der wusste das nicht und hat’s gemacht.“

Schon früh begann Tandem 4.0 auch, Gelerntes aus einzelnen Projekten mit anderen zu teilen. Die Online-Seminar-Reihe “Digitale*s SozialWesen” war dabei für alle beteiligten Mitarbeitenden ein Highlight von Tandem 4.0. Insgesamt 400 Teilnehmende wählten an drei Tagen aus je vier Web-Seminaren die für ihre Praxis relevanten Inhalte. Angeboten wurden insgesamt 12 Vorträge und Austauschrunden zu aktuellen Themen aus der sich digitalisierenden Sozialwirtschaft, z.B. Ehrenamtliche online gewinnen, Beratung bei Süchten im Umgang mit digitalen Medien, Familienarbeit per Videokonferenz oder Organisationsentwicklung in der (Corona-)Krise. Das Ergebnis: Begeisterte Teilnehmende und eine enorm hohe Wissensvermittlung bei vergleichsweise geringem Aufwand für Veranstaltende und Teilnehmende. Die Web-Seminare wurden aufgezeichnet und können hier nachgeschaut werden:

Hindernisse und Entwicklungsprozesse von Tandem 4.0

Alle genannten Erfolge waren nur möglich, weil das Projektteam – bestehend aus Leitungskräften und Mitarbeitenden der Ostdiözesanverbände und dem Coaches Team – gemeinsam einige Hürden überwunden hat.

Eine der größten und immer wieder genannten: die Kommunikation in Tandem 4.0. Dies betraf sowohl die Kommunikation zwischen dem Deutschen Caritasverband und den teilnehmenden Diözesancaritasverbänden als auch zwischen dem Coaches Team und den Teams der Mitarbeitenden vor Ort.

Eine weitere Hürde für Tandem 4.0 ergab sich aus einer Stärke der Projektstruktur: der Notwendigkeit, zunächst eine enge Bindung der Coaches an die Verbände zu entwickeln. Aufgrund der Anstellung und teilweise auch Lokalisierung der Arbeitsplätze beim Bundesverband, gab es zunächst eine Skepsis der Mitarbeitenden vor Ort.

Nachdem das Vertrauen und Arbeitsbeziehungen zwischen Coach und zugeordneten Verbänden gewachsen war, fiel nach und nach sogar die zu Beginn formal gesetzte Bindung der Coaches an bestimmte Verbände zu Gunsten des vernetzten Arbeitens. Coaches waren in der letzten Projektphase überall dort im Einsatz, wo ihre Fähigkeiten und Erfahrungen gebraucht wurden.

Die letzte relevante Hürde: die verschiedenen Grade der Digitalisierung und die unterschiedlichen Erwartungen an Tandem 4.0. Hier investierten in der Anfangsphase alle Projektbeteiligten viel Zeit und Arbeit, um eine gemeinsame Erwartungsbasis und Ziele zu entwickeln und durch Vernetzung Vorteile aus unterschiedlichen Ständen zu entwickeln.

Dieser zu Beginn sehr intensive und anstrengende Prozess zahlte sich über die Projektlaufzeit von Tandem 4.0 hinaus definitiv aus. Die eingesetzte Zeit und die teilweise mühsam erarbeiteten Arbeitsbeziehungen bildeten die Grundlage für die Ergebnisse der späteren Projektphasen.

Tandem 4.0 – ein lebendiges Projekt

Rückblickend wird deutlich, dass in der Planung und Vorbereitung von Tandem 4.0 Optimierungs- und Lernpotenzial steckte, auf das der dritte Artikel dieser Serie detailliert eingehen wird.

Doch es zeigt sich auch, dass Tandem 4.0 insgesamt ein klarer Erfolg war und sein Ziel, das Potenzial der Digitalisierung für die ostdeutschen Diözesanverbände zu nutzen, erreicht hat.

Das mit viel Arbeit aufgebaute Kompetenznetzwerk der Verbände wird Tandem 4.0 nicht nur überdauern, es macht auch die zentralen Erfolgsfaktoren von Tandem 4.0 deutlich:

  • Die Arbeit und der Einsatz der Mitarbeitenden der beteiligten Verbände.
  • Die konkrete und arbeitsbegleitende Begleitung durch die Coaches vor Ort.
  • Die aktive Zusammenarbeit der Leitungsebenen der Verbände und des Caritas Bundesverbandes.
  • Die verbandsübergreifende Arbeit der Coaches und das auch durch kollegiale Kooperation entstandene, verbandsübergreifende Kompetenznetzwerk.

Im dritten und letzten Artikel dreht sich alles um die Lernerfahrungen und Erkenntnisse von Tandem 4.0. Diese können sowohl anderen Projekten als Inspiration dienen als auch in die digitale Agenda der Caritas Deutschland einfließen.

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