Effizient bei der Datenerhebung kommunizieren: Status und Daten sichtbar machen erspart viele individuelle Nachfragen

Im Rahmen des Projekts CariData begleitet der DCV die Katholische Schwangerschaftsberatung bei der Erstellung ihrer Jahresstatistik. Hierzu müssen Daten in anonymisierter Form aus über 260 Beratungsstellen bundesweit eingesammelt werden. Dafür haben wir in diesem Jahr etwas Neues ausprobiert. Neben einigen technischen Veränderungen haben wir auch einen etwas anderen Weg für die Kommunikation mit den Einrichtungen eingeschlagen.

Die traditionelle Kommunikationsstruktur

Bisher läuft die Kommunikation in der verbandlichen Caritas klassischerweise über mehrere hierarchische Kaskaden. Informationen werden vom Deutschen Caritasverband an die Diözesan-Ebene gegeben und von dort an die Ortsebenen und dann Dienste und Einrichtungen, also die Beratungsstellen, weitergeleitet. Hinzu kommen ggf. Fachverbände, wie z.B. im Falle der Katholischen Schwangerschaftsberatung der Sozialdienst katholischer Frauen (SkF), bei welchem die zentrale Fachstelle für die Schwangerschaftsberatung liegt.

Dieses komplexe Kommunikationssystem kann jedoch sehr aufwändig und zeitintensiv werden, insbesondere, wenn in einem Prozess viel nachgesteuert werden muss. Angenommen nach Ablauf der Frist zur Übertragung der Daten fällt auf, dass eine Einrichtung noch keine Daten geliefert hat. Der DCV, der für die Sammlung der Daten zuständig ist, meldet dies an die zentrale Fachstelle beim SkF. Diese wird dann aktiv und wendet sich an die zuständige Fachreferentin auf der Diözesanebene. Diese versucht dann, die betroffene Einrichtung zu kontaktieren, wo die Information erst an die Kollegin weitergegeben werden muss, die für die Statistik zuständig ist. So dauert es eine ganze Weile, bis sich herausstellt, dass es technische Probleme bei der Übertragung gegeben hat und diese Information über alle Kommunikationsknoten zurückkommuniziert wurde. Erst dann kann das Datenteam des DCV überprüfen, wie es zu diesen Problemen kommen konnte.

Das Pilotprojekt: Eine neue Herangehensweise

Im Rahmen der Datenerhebung in der katholischen Schwangerschaftsberatung für die Jahresstatistik auf Bundesebene haben wir in diesem Jahr etwas Neues ausprobiert. Ein System wurde entwickelt, welches Adressdaten aus der CariNet Adressdatenbank nutzt, um gezielt Schwangerschaftsberatungsstellen zu kontaktieren und ihnen einen individualisierten Link für die Übertragung ihrer Daten zur Verfügung zu stellen.

Durch die direkte Verknüpfung der CariNet Adressdaten mit den übertragenen statistischen Daten konnten wir eine individuelle, aber überwiegend automatisierte Kommunikation mit einzelnen Einrichtungen organisieren. So konnten wir auch Erinnerungen und Hinweise auf Probleme in der Datenqualität gezielt versenden.

Diözesanebene aktiv in der Kommunikation

Die Diözesan-Ebene wurde dabei aktiv eingebunden. Sie hat die wichtige Aufgabe, die Träger und Beratungsstellen zu begleiten und den Prozess lokal und regional zu organisieren. Dabei ist es hilfreich, dass sie von der rein mechanischen Weiterleitung von Informationen entlastet wird.

Die Fachreferent*innen der Diözesan-Verbände waren deshalb jederzeit über die Grundprinzipien der Kommunikation informiert und hatten Zugang zum aktuellen Übertragungs-Stand ihrer Einrichtungen. Über einen individuell erstellten Link konnten sie selbst live aus der Datenbank generierte Übersichten nachvollziehen und einsehen, welche Einrichtungen in ihrem Zuständigkeitsbereich die Datenübertragung noch vornehmen müssen. Diese direkte Einbindung half dabei, die Kommunikation effizienter zu gestalten und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen rechtzeitig weitergegeben wurden.

Herausforderungen und Lösungen

Natürlich lief nicht alles von Anfang an perfekt. Zu Beginn der Übertragungsphase landeten Benachrichtigungen im Spam-Filter oder wurden von E-Mail-Servern blockiert. Diese Probleme konnten jedoch schnell behoben werden. Ein weiteres Problem war, dass die im CariNet hinterlegten E-Mail-Adressen nicht immer geeignet waren, um direkt mit den Einrichtungen zu kommunizieren. Dies zeigte uns, dass eine ernsthafte Nutzung der Datenbank auch bedeutet, dass die Daten noch besser gepflegt werden müssen. Durch den Einsatz der neuen Datenschnittstelle erhält eine gut gepflegte Adressdatenbank jedoch einen ganz konkreten und spürbaren Nutzen für die Einrichtungen, welcher idealerweise zur Pflege der CariNet Adressdaten motiviert.

Eine Investition in die Zukunft

Für diese erste Erhebung nach neuem Muster war das ein erheblicher Aufwand – das neue Verfahren ist aber eine Investition in die Zukunft. Die Daten, die für eine gute Kommunikation mit den Einrichtungen und ein gutes Management des Datenübertragungsprozesses benötigt werden, sind nun auf einem guten Stand. Dadurch sollte der Prozess in den kommenden Jahren deutlich einfacher werden und nur noch kleine Anpassungen benötigen. Die Beratungsstellen und die Fachreferent:innen auf Diözesan-Ebene werden dadurch entlastet. Zudem soll die Datenschnittstelle zukünftig auch mit möglichst geringen Anpassungen in weiteren Fachbereichen eingesetzt werden.

Fazit

Dieses Pilotprojekt zeigt, welche Möglichkeiten in einer strukturierten, datenbasierten und gezielten Kommunikation stecken und wie diese in einer komplexen Verbandsstruktur Effizienzgewinne und damit mehr Zeit für die wesentlichen Dinge schaffen kann.

Konkret hat die Vorgehensweise auch gezeigt, dass man die Diözesanebene einerseits von der Aufgabe der zum Teil komplizierten und rein handwerklichen Weiterverteilung von Informationen entlasten kann und sie gleichzeitig als wichtige Kommunikationsschnittstelle in den Prozess einbezieht.

Wir hoffen, dass wir mit diesem Projekt ein Vorbild dafür geben können, wie innovative Ansätze die Kommunikation innerhalb unseres Verbandes verbessern können.