Ein Gespräch mit Fabio Schmidberger, CEO und Co-Founder von voize, über den Mut zur Innovation, Change Management in der Pflege – und drei Empfehlungen, die weit über die Pflegebranche hinausgehen.

Es beginnt mit einer Beobachtung, die viele kennen, aber kaum jemand in die Tat umsetzt. Fabio Schmidberger sieht seinen Großvater im Pflegeheim. Und er sieht die Pflegekräfte – die sich zur Erinnerung für die Pflegedokumentation Notizen auf die Hände schreiben und anschließend lange am Computer die Vitalwerte oder Besonderheiten der Dokumentation eintragen. Die Dokumentation frisst Zeit, die eigentlich für Menschen da sein sollte. Kugelschreiber, Stationszettel, Doppeleintragungen. “Das kann doch nicht der optimale Prozess sein”, denkt er.

Statt ein Produkt zu entwickeln und dann nach Kund:innen zu suchen, macht er etwas Ungewöhnliches: Er ruft einfach bei der Caritas Stuttgart an. Die Telefonnummer steht auf der Website. Sebastian Menne, Geschäftsbereichsleiter Altenhilfe nimmt ab. Und sagt, für ihn selbst überraschend: Komm vorbei.

Die Idee: Zuhören vor dem Entwickeln

voize ist ein KI-gestützter Sprachassistent, der Pflegekräfte bei der mobilen Dokumentation unterstützt. Die Grundidee klingt simpel: Statt am PC zu tippen, sprechen Pflegekräfte ihre Beobachtungen einfach ins Smartphone – voize wandelt das in strukturierte Pflegedokumentation um. Keine Doppelerfassung, keine Stationszimmer-Pflicht, keine Unterbrechung des Pflegeflusses. Und die Pflegekräfte haben mehr Zeit für die Bewohner:innen und können ohne Hektik das erledigen, was ihre eigentliche Aufgabe ist.

Was das System besonders macht, ist nicht die Spracherkennung an sich – es ist die Tiefe, mit der voize auf die spezifischen Anforderungen der Pflege zugeschnitten ist. Schmidberger und sein Team haben von Anfang an eigene KI-Modelle entwickelt, die ausschließlich auf Pflegeprozesse ausgerichtet sind – trainiert auf über 150 Millionen Pflegedokumentationen aus mehr als 2.000 Standorten.

Das Modell läuft lokal auf dem Smartphone – ohne WLAN-Abhängigkeit, ohne Serverstruktur, mit voller Datenschutzkonformität auch unter kirchlichem Datenschutzrecht. Und es lernt zudem: Akzente, Dialekte, gebrochenes Deutsch. Wer etwas einspricht, bekommt es grammatikalisch korrekt zurück. “Wie Duolingo”, sagt Schmidberger, “nur in der Pflege.” Das Verrückte: Mittlerweile hat sich nachgewiesenermaßen das Deutsch von fremdsprachigen Pflegekräften verbessert.

Die Zahlen: Was Innovation wirklich bedeutet

Eine Studie mit der Charité Berlin von Oktober 2025 belegt: voize reduziert die Dokumentationszeit um mindestens 27 Prozent. Das klingt nach Effizienzoptimierung – ist aber viel mehr. Wer hochrechnet: Pro Einrichtung fallen im Durchschnitt rund 500 Stunden Dokumentationszeit pro Jahr an. 30 Prozent davon eingespart entspricht rechnerisch ein bis anderthalb Vollzeitstellen pro Schicht, die plötzlich wieder für direkte Pflege zur Verfügung stehen. Auf Deutschland hochgerechnet ergibt sich ein Potenzial von 86.000 Pflegekräfte-Kapazitäten.

voize ist nicht der einzige Anbieter in diesem Segment – Lösungen wie dexter health oder das von Microsoft/Nuance entwickelte Dragon Ambient eXperience zeigen, dass KI-gestützte Dokumentation gerade ein ganzes Marktfeld entstehen lässt. Auch etablierte Pflegesoftware wie Connext Vivendi baut zunehmend eigene KI-Funktionen direkt ins System ein. voize ist dennoch derzeit der mit Abstand meistgenutzte spezialisierte Anbieter in der stationären Altenpflege in Deutschland.

Dazu kommen messbare Nebeneffekte: Die Mitarbeiterfluktuation sinkt um bis zu 15 Prozent. Die Qualität der Dokumentation steigt. Und Pflegekräfte – darunter viele mit nicht-muttersprachlichem Deutsch – gewinnen an Sicherheit und Selbstwirksamkeit.

Die Partnerschaft: Warum Caritas Stuttgart der Schlüssel war

Der erste Schritt war kein Pilotprojekt mit ausgeklügeltem Konzept. Es war eine Frühschicht. Schmidberger wurde mitgenommen – in den Tagesablauf einer Pflegeeinrichtung, mit Spätschicht, Nachtschicht, echten Abläufen, echten Herausforderungen. Dieses gemeinsame Entwickeln – nicht für, sondern mit der Praxis – ist das Prinzip, auf dem voize aufgebaut ist. Die Caritas Stuttgart wurde zum ersten Partner, zum Testfeld und Lernort. Und die Erfahrung, die dort entstand, war letztlich das Fundament für über 2.000 weitere Einführungen in ganz Deutschland.

Schmidberger beschreibt, was das für ihn bedeutet: “Man muss die Grundstruktur verstehen. Die Caritas ist nach außen ein Verband – nach innen hunderte eigenständige Unternehmen mit eigenen Entscheidungswegen. Wer das einmal verstanden hat, kann gezielt ansetzen. Und wer Vertrauen bei einem Verband aufgebaut hat, profitiert von enormen Netzwerkeffekten.”

Rahmenverträge mit Caritasverbänden in mehreren Regionen, die Anbindung an das bestehende Pflegedokumentationssystem Vivendi, die fachlich-rechtliche Abstimmung auf kirchliches Datenschutzrecht: Das alles ist nicht trotz der Caritasstrukturen entstanden, sondern mit ihnen.

Die Lektion: Warum das Produkt allein nichts wert ist

Was voize von vielen anderen Digitalanwendungen unterscheidet, ist eine Entscheidung, die Schmidberger und sein Co-Founder Marcel früh getroffen haben: Sie haben nicht nur in KI-Entwicklung investiert. Sie haben parallel eine eigene Change-Management-Abteilung aufgebaut.

Der Grund ist einfach: Wer seit 30 Jahren am Schichtende am PC dokumentiert, ändert das nicht, weil eine App auf dem Smartphone auftaucht. Innovation, die in der Schublade landet, ist keine Innovation.

Die Einführung von voize ist daher immer auch ein Organisationsprojekt. Einrichtungsleitungen und Pflegedienstleitungen werden aktiv eingebunden – nicht nur als Freigeber, sondern als Change-Begleiter. Onboarding, Schulungen, laufender Support, Nutzungsstatistiken, regelmäßige Vor-Ort-Präsenz: Das gehört zum Produkt.

Und: voize lernt von der Praxis. Wenn Nutzungsdaten zeigen, dass bestimmte Dokumentationsprozesse mobil schlecht funktionieren, entwickelt das Team gemeinsam mit den Einrichtungen einen Doku-Prozess-Check – eine Beratungsleistung, die Abläufe gezielt auf mobile Dokumentation hin optimiert.

“Wir wollten nie ein Tool bauen, das in der Schublade liegt”, sagt Schmidberger. “Deswegen ist Change Management für uns genauso Teil des Produkts wie der Algorithmus selbst.”

Fabio Schmidberger

Drei Empfehlungen – und was sie für die Caritas bedeuten

Am Ende unseres Gesprächs haben wir Fabio Schmidberger gebeten, aus seiner Außenperspektive drei Dinge zu nennen, die er der Caritas – und der Sozialbranche insgesamt – für die Zusammenarbeit mit Innovationsprojekten empfehlen würde. Seine Antworten sind ehrlich, konkret und weit über die Pflege hinaus relevant.

Tipp 1: Den wirtschaftlichen Case konsequent rechnen

Innovationsprojekte scheitern nicht selten daran, dass der wirtschaftliche Nutzen nicht konsequent durchgerechnet wird. Die Frage “Was kostet das?” steht im Vordergrund – die Frage “Was bringt das, und wie refinanziert es sich?” bleibt oft ungestellt. Dabei liegen die Renditen bei gut eingeführten Digitallösungen häufig zwischen 300 und 900 Prozent. Einrichtungen, die wirtschaftlich operieren müssen, sollten Innovation nicht als Kostenfaktor betrachten – sondern als Investition mit messbarem Return: weniger Fluktuation, mehr Pflegezeit, bessere Qualitätsnachweise. Die Refinanzierungslogik muss von Anfang an mitgedacht werden.

Tipp 2: Den Mut haben, etwas auszuprobieren – jetzt

Die Herausforderungen der Pflegebranche sind seit Jahren bekannt. Der demografische Wandel ist keine Überraschung. Und trotzdem warten viele Einrichtungen auf die perfekte Lösung, auf vollständige Sicherheit, auf den richtigen Moment. Den gibt es nicht. Schmidberger ist direkt: “Weitermachen wie heute können wir uns nicht leisten. Wenn wir in drei bis fünf Jahren noch genauso arbeiten, wird uns der Pflegenotstand überrollen.” Sein Vorschlag: Klein anfangen. Mit einem Piloten, einem Standort, einer echten Fragestellung. Und von dort aus lernen – gemeinsam mit dem Anbieter. Nicht das gesamte Unternehmen auf einmal transformieren, sondern in Bewegung kommen.

Tipp 3: Change Management als Kernaufgabe von Führung verstehen

Digitale Tools werden nur dann wirksam, wenn die Menschen, die sie nutzen sollen, mitgenommen werden. Das ist Führungsaufgabe – nicht Aufgabe des Softwareanbieters allein. Einrichtungsleitungen und PDLs brauchen Fähigkeiten, die heute noch nicht überall auf dem Radar sind: Prozessveränderungen begleiten, Teams motivieren, Feedback systematisch einholen und weitergeben. Für Caritasverbände bedeutet das: Investition in Organisations- und Veränderungskompetenz auf allen Ebenen. Innovation von oben freigeben reicht nicht – sie muss in der Mitte der Organisation getragen werden.

Was bleibt

voize zeigt, was möglich ist, wenn Innovation aus der Praxis entsteht – und nicht an ihr vorbei entwickelt wird. Wenn Startups sich die Zeit nehmen, Strukturen zu verstehen, statt sie zu umgehen. Wenn erste Partner Vertrauen geben, bevor alle Fragen beantwortet sind. Und wenn Einrichtungen und Verbände bereit sind, den ersten Schritt zu machen, auch wenn nicht alles vorab geklärt ist.

Der Anruf bei der Caritas Stuttgart war damals eine spontane Idee. Er hat eine sechsjährige Partnerschaft ausgelöst – und eine Technologie, die heute die Pflege verändert.

Und vielleicht ist das die wichtigste Lektion: Innovation beginnt nicht mit dem perfekten Plan. Sie beginnt damit, dass jemand mit einer guten Idee auf jemanden trifft, der zuhört.

Hinweis: Am Markt gibt es weitere Anbieter KI-gestützter Sprachdokumentation für die Pflege – darunter das deutsche Startup dexter health sowie internationale Lösungen wie Nuance/Microsoft DAX. Darüber hinaus entwickeln etablierte Pflegesoftware-Anbieter wie Connext Vivendi zunehmend eigene KI-Funktionen. voize ist nach eigenen Angaben derzeit der führende spezialisierte Anbieter im deutschsprachigen Raum.

Über voize
voize ist ein KI-Startup aus Berlin, gegründet 2020. Das Unternehmen entwickelt eigene, auf die Pflege spezialisierte KI-Modelle, die lokal auf mobilen Endgeräten laufen – datenschutzkonform, offline-fähig und auf kirchliches Datenschutzrecht abgestimmt. voize ist in über 2.000 Standorten aktiv, darunter viele Caritaseinrichtungen. Rahmenverträge mit mehreren Caritasverbänden erleichtern die Einführung für kleine und mittlere Mitglieder.

www.voize.de