Best Practice mit CarDia: Wie eine Software werteorientiertes Management ermöglicht

In der Blogkategorie “Best Practice” zeigen wir Beispiele aus der Caritas-Welt, in denen Daten aus der täglichen Arbeit sinnvoll eingesetzt werden konnten, um weiterführende Ziele zu erreichen. Diesmal konnten wir Dr. Andreas Schubert interviewen, der eine bessere Datengrundlage über die Leistungen in der Sozialen Arbeit schaffen möchte, um damit unter anderem einen besseren Dialog auf Augenhöhe über Leistungen und Kosten führen zu können. Um das zu ermöglichen, haben sie u.a. mit der SRH Hochschule eine eigene Software anfertigen lassen.

Wie kam es zu Ihrem Softwareprojekt? Was war der Anlass? 

Soziale Arbeit ist darauf ausgerichtet ihre Tätigkeit qualitativ zu bewerten. Das geschieht oft unabhängig von den finanziellen Rahmenbedingungen und organisatorischen Anforderungen. Kontroverse Diskussionen zwischen der Sozialarbeit und den kaufmännischen Schnittstellen im Unternehmen sind nicht selten. An dieser Stelle fehlte eine Brücke, eine Möglichkeit beide Perspektiven zu verbinden.

Was war das Ziel Ihres Projekts und konnten Sie es erreichen?  

Unser Ziel war es, eine im Beratungsalltag brauchbare Software zu entwickeln. Eine Anwendung, die nicht nur Kennzahlen einsammelt, sondern die Beratenden in ihrer täglichen Arbeit unterstützt. Beratende wie Führungskräfte erhalten die Möglichkeit, die Arbeit datenbasiert zu reflektieren und in einen Dialog zur Qualitätsentwicklung oder zur strategischen Steuerung zu kommen. 

Das Ziel der Caritas Hannover ist daher, die beteiligten Unternehmensfunktionen auf Augenhöhe zu integrieren und so einen werteorientierten Managementprozesses zu ermöglichen. Führungskräfte und Mitarbeitende werden funktions- und hierarchieübergreifend in die Lage versetzt, die Qualität der geleisteten Arbeit und den dafür erbrachten (Personal-)aufwand multiperspektivisch zu betrachten. Die gewonnenen Erkenntnisse fungieren als Feedbacksystem zur Weiterentwicklung der sozialen Dienstleistungen. 

Soziale Arbeit zeigt durch CarDia ihre Leistungsfähigkeit. Führungskräfte entwickeln ihre Organisation mithilfe der Software werteorientiert, hierarchie- und professionsübergreifend. All das trägt dazu bei, dass aus einem vorherigen Spannungsfeld ein neuer Fokus auf unser zentrales Leitmotiv möglich wird: „Not sehen und Handeln“. 

Wie sind Sie vorgegangen? 

Die Einführung von CarDia bezieht die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in den Entwicklungsprozess mit ein. Dies ist eine wichtige Grundvoraussetzung, um eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern aufzubauen. Alle Prozesse, die auf CarDia dargestellt werden, sollten nachvollziehbar sein und die Perspektiven sowohl der Fachkräfte als auch der Führungskräfte transparent ablichten. Dies verlangte etwa bei notwendigen Kategorisierungen von Aufgaben und Tätigkeiten der Sozialen Arbeit in einen diskursiven Austausch einzutreten. Begriffe und Definitionen mussten gemeinsam (Leitung, Mitarbeiter*innen, Fachabteilungen) entwickelt und festgelegt werden.

Für eine erfolgreiche Umsetzung der CarDia-Zielsetzungen war daher ein partizipativer Organisationsentwicklungsprozess wichtig, der fachlich von einem Software-Berater und Entwickler und inhaltlich-wissenschaftlich von einem Vertreter der Sozialen Arbeit begleitet wurde.
Auf dieser Kooperationsgrundlage wurde gemeinsam mit der spirito Gmbh Krefeld und der SRH Hochschule in Hamm die Software CarDia entwickelt. Die Applikation verknüpft qualitative Daten aus den Beratungs- und Betreuungsprozessen mit den dafür eingesetzten betriebswirtschaftlichen Ressourcen. Dabei bildet CarDia das technische Fundament eines Organisationsentwicklungsprozesses, der auf sechs Säulen beruht.  

FEEDBACK: Die Qualität der Sozialen Arbeit wird App-gestützt über Feedbacks der Hilfesuchenden eingeholt. Zusätzlich können die Mitarbeitenden mit vergleichbaren Items auch ihre Perspektive über die Qualität der sozialen Leistung einschätzen.  

DOKUMENTATION: Mithilfe von CarDia registrieren wir alle in Anspruch genommenen Hilfeleistungen und können so das Leistungsspektrum der Caritas Hannover zeigen.  

DIFFERENZIERUNG: Zeitaufwände werden getrennt nach Overhead-Aufgaben und Leistungen am Hilfesuchende festgehalten. 

DIALOG: Die Bewertungen von Hilfesuchenden und Mitarbeitenden sind keine Messungen, sondern Einschätzungen. Die Dialogoptionen der Software ermöglichen einen kritischen und fruchtbaren Diskurs unabhängig von der formalen Hierarchie. 

ENTWICKLUNG: CarDia ermutigt die Mitarbeitenden ausdrücklich ungelöste Fragestellungen, offene Handlungsbedarfe und konkrete Verbesserungsvorschläge zu benennen. 

REPORTING: Das Instrument ist eingebettet in die betrieblichen Managementprozesse und die Reportingstruktur. Die Soziale Arbeit wird so in die Lage versetzt, Standpunkte und Anforderungen deutlicher als bisher gegenüber dem Finanzcontrolling zu benennen und gleichberechtigt zu vertreten.  

Was für Daten haben Sie verwendet?  

CarDia erfasst sehr unterschiedliche Daten, darunter Feedback von Klientinnen und Klienten zu erhaltenen Beratungsleistungen und Selbsteinschätzungen der Beratenden. Aber auch Daten zu Dokumentationszwecken, wie die Art der in Anspruch genommenen Hilfeleistungen oder Zeitaufwand pro Hilfeleistung. Daneben fallen auch viele unstrukturierte Daten in Form von Kurztexten an. Diese erhalten wir über die Dialogoption und bei der Nennung von Verbesserungsvorschlägen. 

In welcher Form haben Sie Ihre Ergebnisse präsentiert? 

Durch CarDia wird ein Reportingsystem ermöglicht, das vorhandene Daten in einer anschaulichen Form automatisiert darstellt. Das System generiert Grafiken und Schaubilder, die mit Kommentierungsfeldern ergänzt werden. Diese Kommentare werden von den Führungskräften der verschiedenen Hierarchieebenen individuell eingegeben.  Die automatisierte Darstellung der Daten entlastet die Führungskraft. Gleichzeitig ermöglicht die individuelle Kommentierung eine kritische Betrachtung der qualitativen und quantitativen Daten des Reports.

Welche Software haben Sie genutzt, um die Daten auszuwerten, Graphiken zu erstellen, die Ergebnisse zu präsentieren?

Die Daten fließen, sofern sie steuerungsrelevant sind, in die betrieblichen Managementprozesse und die bestehenden Berichtssysteme ein. Steuerungsrelevante Daten und Berichte können direkt aus CarDia erzeugt werden. Bereits in der frühen Phase der Entwicklung wurde darauf geachtet das Schnittstellen zu den weiteren Managementprogrammen im Verband (HR Software Sage, Corporate Planner) genutzt werden können.

Was war schwierig oder herausfordernd für Sie? 

Die Mitarbeitenden davon zu überzeugen, dass es sich bei CarDia nicht um ein Kontrollinstrument handelt. Viele Menschen empfinden das Sammeln von Daten zunächst als Kontrolle der eigenen Arbeit. Dies ist in vielen anderen Branchen auch der Fall. In der Sozialwirtschaft sollten wir andere Wege gehen, um deutlich zu machen: Ein Ansatz wie CarDia macht deutlich, wie gut unsere Arbeit ist und hilft uns dabei, unsere Dienste zu verbessern. Der Mehrwert des Systems und der gewonnenen Daten muss

Was braucht es Ihrer Meinung nach, um so ein Projekt gut durchzuführen?  

Neben den finanziellen und zeitlichen Ressourcen benötigt es vor allem die Bereitschaft zur Veränderung. Auf allen Handlungsebenen muss die bestehende Controlling-Systematik neu gedacht werden. Der professionsübergreifende Dialog muss erst zugelassen werden. Nach unseren bisherigen Erkenntnissen ist dies eine sehr sinnvolle Investition, da zukünftig Managemententscheidungen multiperspektiv hinterfragt und ausgerichtet werden. Die Qualität in der Zusammenarbeit besonders an den Schnittstellen Verwaltung und Soziale Dienste hat sich deutlich verbessert. Führungskräfte auf der mittleren Führungsebene (Abteilungs- und Bereichsleitungen) sind besser informiert.

Welche Tipps wollen Sie anderen für ein derartiges Projekte mitgeben? 

  • Kollaboration als Grundlage: Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sollten von Anfang an in die Projektentwicklung einbezogen werden. Die Akzeptanz gegenüber der Software und die Bereitschaft, sich an einem Organisationsentwicklungsprozess zu beteiligen war dadurch außerordentlich hoch.
  • Feedback aktiv nutzen: Der beauftragte Softwareentwickler konnte auf individuelle Anforderungen einzelner Fachdienste reagieren und damit die Dokumentation der geleisteten Sozialen Arbeit sowohl aus Leitungs- aber auch aus Mitarbeitersicht berücksichtigen.
  • Nutzen hevorheben: Der Nutzen für die Fach- und für die Leitungskräfte muss von Beginn an deutlich vermittelt werden und sich in der Anwendung der Software wiederfinden.

CarDia kommt als Prozess und Software beim OCV Hannover intern zum Einsatz. Es ist daher öffentlich nicht zu finden und kann nicht getestet werden. Für Anfragen und weiterführende Informationen steht aber Lea Madeleine Schöneberger zur Verfügung.


Das schriftliche Gespräch führte Johannes Landstorfer vom Projekt Lernende Systeme in der Beratung mit Dr. Andreas Schubert, Vorstand des OCV Hannover, und Peter Wiezorek aus dem Referat Kommunikation und Fundraising.

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