Lebendiges Wissensmanagement – ein Praxisbeispiel aus dem Raphaelswerk

Die Auswanderungsberatungsstellen des Raphaelswerk e.V. beraten Menschen, die Deutschland für eine befristete oder unbefristete Zeit verlassen möchten. Durch die Vielfalt der Themengebiete ist eine Arbeit ohne umfangreiche Wissenssammlung gar nicht oder nur sehr mühsam möglich. Der Verband nutzt das CariNet, die internetbasierte Wissens- und Kommunikationsplattform des Deutschen Caritasverbandes e.V., seit 2001 mit dem Ziel, eine lebendige Wissensdatenbank zur Verfügung zu stellen, nicht lediglich ein Archiv, in dem Dokumente abgelegt werden. Allen Beteiligten muss ein unkomplizierter Zugang und Austausch zu zentral auffindbarem, strukturiert aufbereitetem Wissen ermöglicht werden.

Im Raphaelswerk e.V. haben wir drei zentrale Fragen für ein Wissensmanagementkonzept für die Struktur unseres Netzwerkes und die Anforderungen an unsere Beratung beantwortet.

Wer sollte beteiligt sein?

Beratende verwenden das bereitgestellte Wissen, generieren bei ihrer Arbeit jedoch auch neues Wissen und zeigen mit ihren Fragen auf, welche Informationen benötigt werden.
Im Raphaelswerk e.V. sind Mitarbeitende des Generalsekretariates für die Verwaltung und Verteilung von Wissen zuständig. Sie bilden die Schnittstelle, indem sie recherchieren, Fragen beantworten und neues Wissen bereitstellen.

Wie wird Wissen geteilt?

Die Akteure im Raphaelswerk kommunizieren im CariNet vor allem durch Beiträge, die dort durch das Generalsekretariat eingestellt und durch die Beratenden abgerufen werden.

Außerdem können alle Akteure Termine und Foren nutzen. Ein verstärkter Austausch der Beteiligten untereinander, beispielweise über Foren, wäre wünschenswert. Zusätzlich erfolgt die Zusammenarbeit über Rundmails, individuelle Rechercheanfragen, Fachberatung und Fortbildungen.

Ordnerstruktur und Inhaltsübersicht eines Länderordners in einer CariNet-Arbeitsgruppe des Raphaelswerks
Ordnerstruktur und Inhaltsübersicht eines Länderordners in einer CariNet-Arbeitsgruppe des Raphaelswerks

Welches Wissen wird benötigt?

Länder- und regionenbezogenenes Wissen sowie themenbezogenes Wissen sind relevant. So ergeben sich die Grundstrukturen des “Wissensbaumes”: Kontinent – Land – Region, mit jeweils themenbezogenem Wissen, sowie ein länderunabhängiger themenbezogener Bereich, in dem Fachwissen und Austausch zu allgemein gültigen Themen verfügbar ist. Auf vielen Ebenen ist außerdem ein Adressbuch mit Institutionen und zentralen Ansprechpartnern sowie deren Kompetenzen verfügbar.

Anforderungen

Technisch gesehen ist ein nutzerfreundliches und intuitives Navigieren durch die Wissensdatenbank gewünscht. Um schnell zu den gesuchten Informationen zu gelangen, ist – gerade in einer gut gefüllten Wissensdatenbank – eine gute Übersichtlichkeit mit klarer Strukturierung erforderlich. Außerdem muss die Suchfunktion schnell und übersichtlich relevante Ergebnisse liefern (z.B. Suche nach Schlagwörtern, Suche in bestimmten Bereichen, verschiedene Sortierungen der Suchergebnisse etc.).

Um die in der Auswanderungsberatung notwendige seriöse, hohe Informationsqualität sicherzustellen, werden Fachinformationen im Generalsekretariat zusammengestellt, zunächst geprüft und erst dann veröffentlicht.

Damit alle Akteure die Wissenssammlung als einen sicheren Ort wahrnehmen und Daten vor unerlaubter Weiterverarbeitung geschützt sind, ist der Zugang passwortgeschützt. Auch der Zugang zu einzelnen Arbeitsgruppen muss jeweils freigeschaltet werden.

Probleme

Die kontinuierliche Pflege der Inhalte einer Wissensdatenbank erfordern viel Zeit, der Aufwand und die Kosten sollten nicht unterschätzt werden. Um entworfene Strukturen aufrechtzuerhalten und zu garantieren, dass die Informationen auch in Zukunft auf dem aktuellen Stand sind, sind Mitarbeitende im Generalsekretariat mit dem Wissensmanagement betraut.

Erfahrungswissen von Beratenden ist ebenso wichtig wie Fachwissen, aber schwieriger abzubilden. Dies erfordert einen regen Austausch, der unserer Erfahrung nach aktuell über das CariNet wenig stattfindet. Hierzu könnten beispielsweise Foren genutzt werden, die den Vorteil bieten, dass bestehende Gruppenstrukturen aus dem CariNet – das heißt Arbeitsgruppen mit ihrem thematischen Bezug und den jeweiligen Benutzerinnen und Benutzern – abgebildet werden und nicht neu organisiert werden müssen. Einen Ersatz für das persönliche Gespräch kann die Plattform jedoch (noch) nicht bieten.

Ein anderer Aspekt ist die Wissenskultur: Es sollte die Bereitschaft möglichst vieler Beteiligter bestehen, Wissen beizutragen und zu teilen. Da dies im Arbeitsalltag oft aus Zeitmangel zu kurz kommt, kann eine zentrale Stelle den Prozess fördern und zusammenführen.

Erfolge

Das CariNet bietet eine zentrale Plattform, auf die bundesweit und trägerübergreifend zugegriffen werden kann. Auch internationale Projektpartner können auf Englisch durch das Portal navigieren und gemeinsame Arbeitsgruppen nutzen.

Alle Nutzerinnen und Nutzer profitieren von dem Wissensmanagement, das an einer Stelle gebündelt ist. Ressourcen werden optimiert eingesetzt und Doppelarbeit vermieden. Dies betrifft die Bereitstellung von Informationen und deren Pflege, aber auch die Strukturierung der Ablage.

Nicht zuletzt ist im CariNet ein datenschutzkonformer Austausch von Informationen möglich.

Da das Carinet aktuell weiterentwickelt wird und mit dem neuen CariNet eine nutzerfreundlichere Oberfläche bereitgestellt wird, erhoffen wir uns für die Zukunft eine Wissensmanagementplattform, die ein noch unkomplizierteres Teilen von Informationen ermöglicht und zudem zum Austausch und zur Vernetzung einlädt.

Was könnte auf andere Verbände übertragen werden?

Wünschenswert wäre eine breitere Nutzung in verschiedenen Fachbereichen und Verbänden innerhalb der Caritas. Oft findet die Weitergabe von Informationen und Fachwissen per E-Mail-Verteiler statt. Bei Schnittmengen unterschiedlicher Fachbereiche könnten durch die Nutzung des CariNet als verbandsübergreifender Plattform Inhalte leicht geteilt werden und somit Doppelarbeit vermieden werden.

Durch eine intensive Verwendung in verschiedenen Fachbereichen könnten Anforderungen an eine Wissensmanagement- und Austauschplattform genauer formuliert und umgesetzt werden, was schließlich allen zugutekommen würde.

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